Для чего нужны программы автоматизации документооборота в автосервисах

На автомобильных сайтах можно найти множество публикаций на тему того, как открыть автосервис или автомастерскую. Обычно такие статьи отвечают на вопросы о том, какое помещение стоит арендовать, какое оборудование необходимо приобрести, как организовать рекламу и где искать клиентов. Большинству тех, кто впервые задумывается об открытии своего бизнеса, эти вопросы кажутся самыми важными. Так оно и есть – до тех пор, пока бизнес не начинает расти.

Когда у молодой компании, будь то автосервис или компания любого другого профиля, появляются первые клиенты, возникает вопрос грамотного учета и документооборота. В принципе, вопросы документов должны возникнуть ещё на этапе начала работ по организации компании. Аренда помещения, закупка оборудования и запчастей – всё это требует документального сопровождения. Тем не менее многим это кажется этапом, который можно пройти и забыть. Но это не так.

Вообще, многие специалисты подчеркивают, что документооборот в бизнесе, связанном с ремонтом и обслуживанием автомобилей, несколько сложней, чем в других сферах. В рамках документооборота должно быть сохранено всё – от планирования загрузки по отдельным работам до истории ремонтов всех прошедших через ремонт автомобилей. Даже первичная документация, которая во многих компаниях содержит договор, акт и счет, здесь более сложная. 

В неё входит, например, заявка, которая нужна для оформления заказа и содержит список работ, которые заказчик хочет видеть в списке выполненных работ. Она содержит личные данные заказчика, а для компании является основанием для открытия заказ-наряда. Есть так же приемо-сдаточный акт, в котором прописываются все работы и материалы, необходимые для проведения этих работ. Экземпляр акта остается у заказчика и по внесенным в него данным можно говорить о предмете договора, то есть об обязательствах автосервиса.

Все эти данные уже давно и успешно собираются, обрабатываются и хранятся с помощью различных программ автоматизации документооборота. Они упрощают работу очень сильно. Например, с помощью такая программа автопредприятие позволяет быстро рассчитать стоимость ремонтных работ. После внесения списка работ программа на основании данных по нормам времени, необходимого для проведения тех или иных работ, посчитает общее время и стоимость. Так же такие программы позволяют вести складской учет и учитывать данные о наличии запчастей на стадии оформления заказа.

С учетом того, что современные программы такого плана не требую специальных навыков и даже установок на компьютер, работая через обычный браузер, они становятся все более распространенными даже на мелких предприятиях автосервиса.